Digitalisasi HR untuk UMKM: Mulai dari Mana Tanpa Bingung?

Bingung Mulai Digitalisasi HR dari Mana?

Pernah merasa HR di bisnis kamu “cuma ngurusin absen & cuti”, tapi tetap bikin pusing setiap bulan?

Kalau iya, mungkin bukan sistemnya yang salah—tapi cara kerjanya yang belum digital.

Banyak pelaku UMKM ingin mulai digitalisasi HR, tapi bingung harus mulai dari mana. Takut terlalu mahal, terlalu rumit, atau justru nggak cocok sama skala bisnisnya.

Padahal, digitalisasi HR bukan tentang pakai sistem mahal atau software canggih, tapi bagaimana kamu bisa bikin proses kerja HR lebih rapi, efisien, dan minim risiko kesalahan—dengan tools yang tepat.

Di artikel ini, kita akan bahas langkah-langkah realistis untuk memulai digitalisasi HR buat UMKM, lengkap dengan contoh dan tips praktis.

💡 1. Mulai dari Masalah Paling Nyata: Data Karyawan & Absensi

Jangan langsung berpikir soal performance management atau dashboard AI.
Langkah pertama yang paling berdampak adalah mendigitalisasi data dasar, seperti:

• Biodata karyawan

• Jadwal kerja & shift

• Catatan kehadiran & cuti

📌 Tools yang bisa kamu gunakan:

• Google Sheets → untuk awal, buat format data karyawan & kalender kerja

• SaaS HR sederhana seperti Haer → menyimpan semua data di satu tempat, akses mudah lewat HP

Kenapa ini penting?

Karena 80% masalah HR di UMKM biasanya berasal dari absensi manual, data tercecer, dan dokumentasi yang tidak konsisten.

⚙️ 2. Otomatiskan Proses Repetitif (Mulai dari Cuti & Reimbursement)

Proses yang berulang seperti approval cuti dan klaim reimbursement seringkali menghabiskan waktu dan tenaga.
Tanpa sistem, semuanya dilakukan lewat chat pribadi, spreadsheet, dan tanya-tanya terus.

Mulai otomatiskan dengan:

• Form online untuk cuti & klaim

• Approval langsung lewat sistem, tanpa print/tanda tangan

• Rekap otomatis di akhir bulan

📌 Manfaat yang langsung terasa:

• HR tidak perlu lagi rekap manual

• Karyawan tahu status pengajuan secara transparan

• Semua ada log & dokumentasinya

📊 3. Bangun Dashboard HR Sederhana

Setelah data dasar sudah digital, kamu bisa mulai melihat pola:

• Siapa karyawan paling sering izin?

• Tim mana yang paling sering lembur?

• Apakah ada tren resign tertentu?

Ini bisa dibangun dari tools sederhana seperti:

• Google Data Studio (gratis)

• Fitur dashboard dari aplikasi HR seperti Haer

Dashboard membantu kamu mengambil keputusan berbasis data, bukan asumsi.

🛡️ 4. Amankan Data dengan Cloud & Backup Otomatis

Banyak UMKM masih menyimpan data karyawan di laptop atau harddisk kantor. Ini berisiko tinggi:

• Kena virus

• Laptop hilang

• Tidak bisa diakses jarak jauh

Mulai gunakan:

• Google Drive / Dropbox → simpan dokumen karyawan

• Gunakan HR software berbasis cloud agar semua data bisa diakses kapan saja, di mana saja, tanpa takut hilang

💡 Pastikan juga aksesnya terbatas hanya untuk yang berwenang.

🧩 5. Pilih Sistem yang Bertumbuh Bersama Bisnis Kamu

Jangan tergoda beli sistem mahal dengan fitur berlebihan yang tidak kamu pakai. Sebaliknya, pilih sistem yang:

• Mudah dipakai (oleh tim HR maupun karyawan)

• Bisa upgrade fitur sesuai pertumbuhan bisnis

• Dukungan lokal & dokumentasi jelas

📌 Tips:

Coba sistem seperti Haer, yang memang dirancang untuk UMKM Indonesia—dengan fitur modular dan proses onboarding yang mudah.

🔚 Kesimpulan: Digitalisasi HR Itu Maraton, Bukan Sprint

Kamu tidak perlu langsung 100% digital dalam semalam.
Mulailah dari hal paling mendasar: data, absensi, cuti, lalu bangun proses di atasnya secara bertahap.

Dengan langkah yang tepat, digitalisasi HR bisa:

• Menghemat waktu hingga 40% pekerjaan administratif

• Meningkatkan transparansi & kepercayaan dalam tim

• Mempersiapkan bisnis kamu untuk scaling up

Digitalisasi bukan kemewahan—tapi kebutuhan agar kamu bisa fokus ke hal yang lebih penting: tumbuhnya bisnis dan tim kamu.

✨ Tertarik mulai digitalisasi HR tanpa bingung setup dari awal?
Coba Haer — HR platform untuk UMKM yang ingin kerja lebih rapi, cepat, dan manusiawi.